Conoce la forma correcta de calcular los gastos administrativos en tu empresa

Mariam Letizia Reyes Rey marzo 3, 2023 4 min de lectura

Si eres dueño de una empresa o trabajas en el área financiera de una organización, es importante que conozcas cómo calcular los gastos administrativos. Estos gastos pueden tener un gran impacto en la rentabilidad y el éxito de la empresa, por lo que es fundamental saber cómo manejarlos de manera eficiente. En este artículo, te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre los gastos administrativos y cómo calcularlos correctamente.

¿Qué son los gastos administrativos?

Definición de gastos administrativos

Los gastos administrativos se refieren a todos los costos asociados con la gestión y administración de una empresa. Estos gastos no están directamente relacionados con la producción o venta de bienes o servicios, sino que son necesarios para que la empresa pueda funcionar de manera eficiente y cumplir con sus obligaciones legales y fiscales.

Ejemplos de gastos administrativos

Algunos ejemplos de gastos administrativos incluyen:

• Salarios y beneficios de los empleados administrativos
• Alquiler y mantenimiento de la oficina
• Suministros de oficina y equipo de oficina
• Software y hardware de computadoras
• Gastos legales y contables
• Publicidad y marketing

¿Por qué es importante calcular los gastos administrativos?

Calcular los gastos administrativos es importante porque te permite evaluar la eficiencia de la gestión empresarial. Si los gastos administrativos son demasiado altos en relación con los ingresos de la empresa, esto puede indicar que hay problemas en la gestión y que se deben tomar medidas para reducir los costos. Además, conocer los gastos administrativos es fundamental para realizar proyecciones financieras y presupuestos precisos.

¿Cómo calcular los gastos administrativos?

Para calcular los gastos administrativos, sigue estos pasos:

Paso 1: Identificar los gastos administrativos

Haz una lista de todos los gastos que la empresa tiene relacionados con la gestión y administración.

Paso 2: Clasificar los gastos administrativos

Clasifica los gastos en categorías, como salarios, alquiler, suministros, gastos legales, publicidad, entre otros.

Paso 3: Asignar los gastos a las áreas de la empresa

Asigna cada gasto a la unidad de negocio o área de la empresa que lo generó. Esto te permitirá identificar dónde se están incurriendo los mayores costos.

Paso 4: Calcular el porcentaje de los gastos administrativos sobre los ingresos

Divide el total de los gastos administrativos por los ingresos totales de la empresa y multiplica por 100. Esto te dará el porcentaje de los gastos administrativos en relación con los ingresos.

¿Cómo reducir los gastos administrativos?

Reducir los gastos administrativos puede mejorar significativamente la rentabilidad de la empresa. Aquí te presentamos algunas estrategias para reducir los gastos administrativos:

Reevaluar los procesos de la empresa

Revisa los procesos actuales de la empresa y busca formas de optimizarlos. Elimina los procesos innecesarios, simplifica los que sean demasiado complejos y busca maneras más eficientes de hacer las cosas.

Automatizar tareas

La automatización de tareas puede ahorrar tiempo y reducir los costos. Busca herramientas y software que puedan automatizar las tareas repetitivas y manuales en la empresa.

Outsourcing

El outsourcing o la subcontratación de servicios puede reducir significativamente los costos administrativos. Considera la posibilidad de subcontratar servicios como contabilidad, nómina y servicios de TI.

Negociación con proveedores

Negocia con tus proveedores para obtener mejores precios y condiciones. Busca proveedores que ofrezcan descuentos por volumen y considera la posibilidad de cambiar de proveedores si encuentras una mejor oferta.

Conclusión

Calcular los gastos administrativos es fundamental para la gestión financiera de una empresa. Identificar, clasificar y asignar los gastos a las áreas correspondientes te permitirá tener un mejor control sobre los costos y tomar medidas para reducirlos. Reevaluar los procesos, automatizar tareas, subcontratar servicios y negociar con proveedores son estrategias efectivas para reducir los gastos administrativos.

Preguntas frecuentes

¿Los gastos administrativos siempre son los mismos?

No necesariamente. Los gastos administrativos pueden variar dependiendo de la actividad de la empresa y de sus necesidades administrativas.

¿Cómo puedo saber si estoy pagando más de lo debido en gastos administrativos?

Compara los gastos administrativos con los de empresas similares en tu sector y realiza análisis de rentabilidad para determinar si los costos son demasiado altos.

¿Qué porcentaje de los ingresos debería destinarse a gastos administrativos?

No hay una respuesta única a esta pregunta, ya que depende del tipo de empresa y de su actividad. Sin embargo, como regla general, los gastos administrativos no deberían superar el 20% de los ingresos.

¿Qué herramientas puedo utilizar para llevar un mejor control de los gastos administrativos?

Existen muchas herramientas disponibles para llevar un mejor control de los gastos administrativos, como software de contabilidad, plataformas de gestión de proyectos y herramientas de automatización de tareas. Busca una herramienta que se adapte a las necesidades específicas de tu empresa.