Cómo compartir una hoja de cálculo de Google y colaborar en tiempo real con otros usuarios

Mariam Letizia Reyes Rey febrero 22, 2023 5 min de lectura

Si alguna vez has trabajado en equipo en un proyecto que involucra una hoja de cálculo, sabes lo difícil que puede ser mantener actualizados a todos los miembros del equipo. Pero gracias a Google Drive, es posible compartir una hoja de cálculo y colaborar en tiempo real con otros usuarios desde cualquier lugar del mundo. En este artículo, te explicaremos cómo hacerlo en unos simples pasos.

Paso 1: Acceder a Google Drive

Para empezar, necesitas acceder a Google Drive. Si ya tienes una cuenta de Google, solo tienes que iniciar sesión en tu cuenta y hacer clic en «Drive» en la barra superior de navegación. Si no tienes una cuenta, puedes crear una gratis en la página de inicio de Google.

1.1. Iniciar sesión en Google Drive

Una vez que hayas accedido a Google Drive, inicia sesión con tu cuenta de Google y dirígete a la sección de «Hojas de cálculo». Si aún no has creado una hoja de cálculo, haz clic en «Nuevo» y selecciona «Hoja de cálculo» para crear una.

1.2. Crear una nueva hoja de cálculo

Si ya tienes una hoja de cálculo que quieres compartir, basta con que hagas clic en ella para abrirla. Si quieres crear una nueva, haz clic en «Nuevo» y selecciona «Hoja de cálculo».

Paso 2: Compartir la hoja de cálculo

Una vez que tengas la hoja de cálculo abierta, el siguiente paso es compartir el documento con los demás miembros del equipo.

2.1. Configurar permisos de acceso

Haz clic en el botón «Compartir» en la esquina superior derecha de la pantalla y elige la opción «Avanzado». Aquí puedes establecer los permisos de acceso para la hoja de cálculo. Por ejemplo, puedes permitir que cualquier persona con el enlace pueda ver o editar la hoja de cálculo, o limitar el acceso solo a personas específicas.

2.2. Invitar a colaboradores

Una vez que hayas configurado los permisos de acceso, puedes invitar a los demás miembros del equipo a colaborar en la hoja de cálculo. Simplemente ingresa las direcciones de correo electrónico de las personas que deseas invitar y haz clic en «Enviar». Los invitados recibirán un correo electrónico con un enlace para acceder a la hoja de cálculo.

Paso 3: Colaborar en tiempo real

Una vez que los colaboradores hayan accedido a la hoja de cálculo, pueden comenzar a trabajar en ella en tiempo real.

3.1. Comentar y revisar cambios

Los colaboradores pueden hacer comentarios en la hoja de cálculo para discutir ciertos aspectos del proyecto. También pueden revisar los cambios realizados por otros miembros del equipo.

3.2. Trabajar simultáneamente en la hoja de cálculo

Los colaboradores pueden trabajar en diferentes secciones de la hoja de cálculo al mismo tiempo sin que se produzcan conflictos. Todos los cambios se guardan automáticamente y se actualizan en tiempo real para todos los miembros del equipo.

Paso 4: Administrar la hoja de cálculo compartida

Una vez que la hoja de cálculo ha sido compartida y colaborada, es importante administrarla adecuadamente.

4.1. Revocar permisos de acceso

Si necesitas revocar el acceso de un colaborador a la hoja de cálculo, puedes hacerlo fácilmente. Haz clic en el botón «Compartir» y selecciona el colaborador que deseas eliminar. A continuación, haz clic en «Eliminar».

4.2. Ver el historial de cambios

Si necesitas revisar los cambios realizados en la hoja de cálculo, puedes hacerlo fácilmente. Haz clic en el menú «Archivo» y selecciona «Historial de revisiones». Aquí puedes ver quién hizo qué cambios y cuándo.

Conclusión

Compartir una hoja de cálculo de Google y colaborar en tiempo real con otros usuarios es una excelente manera de mejorar la eficiencia y la productividad en proyectos en equipo. Con los simples pasos que hemos descrito en este artículo, puedes compartir una hoja de cálculo y trabajar en ella en tiempo real con tus colaboradores.

Preguntas frecuentes

¿Puedo colaborar en tiempo real con personas que no tengan una cuenta de Google?

No, para colaborar en tiempo real en una hoja de cálculo de Google, todos los colaboradores deben tener una cuenta de Google.

¿Es posible restringir la edición de ciertas celdas en la hoja de cálculo compartida?

Sí, puedes restringir la edición de ciertas celdas en una hoja de cálculo compartida. Para hacerlo, selecciona las celdas que deseas restringir y haz clic en «Datos» en la barra de menú. Luego, elige «Validación de datos» y configura las restricciones.

¿Cómo puedo eliminar a un colaborador de la hoja de cálculo compartida?

Para eliminar a un colaborador de una hoja de cálculo compartida, haz clic en el botón «Compartir» y selecciona el colaborador que deseas eliminar. A continuación, haz clic en «Eliminar».

¿Puedo descargar la hoja de cálculo compartida en mi computadora?

Sí, puedes descargar la hoja de cálculo compartida en tu computadora. Haz clic en el menú «Archivo» y selecciona «Descargar» para descargar la hoja de cálculo en formato Excel o CSV.